Keterangan:
- Petugas
pos/kurir menyerahkan surat kepada penerima surat
- Penerima
surat menyerahkan surat kepada pencatat surat untuk dibaca dan dicatat
dalam KK rangkap tiga.
- Pencatat
surat menerahkan surat beserta lembar KK II dan III kepada pengarah surat
untuk diperiksa, dan mengambil KK I kemudian diserahkan kepenata arsip
- Pengarah
surat memeriksa pengisian KK II dan III, menyimpan KK II sebagai kartu
kontrol, dan menyerahkan surat beserta KK III kepada unit pengolah melalui
TU unit pengolah/sekretaris
- TU unit
pengolah/sekretaris memberi paraf pada kolom pengolah kemudian menyerahkan
surat, dan KK III, beserta dua lembar disposisi kepada pimpinan. Jika
surat sudah kembali dari pimpinan, KK III dan LD II disimpan, surat dan LD
I deserahkan kepada pelaksana sesuai dengan disposisi pimpinan.
- Jika
pelaksana sudah menyelesaikan surat sesuai dengan disposisi pimpinan,
surat dan LD I diserahkan kepada TU unit pengolah/sekretaris untuk
disimpan
- Jika
surat sudah selesai diproses atau sudah inaktif, surat dan KK III di unit
pengolah ditukar dengan KK II pada pangarah surat
- Pengarah
surat selanjutnya memberikan surat dan KK III ke penata arsip untuk
ditukar dengan KK I kemudian KK I disimpan pengarah surat.
Namun perlu diperhatikan bahwa tidak semua pengurusan surat masuk selalu
menggunakan bagan seperti diatas, penggunaan bagan diatas diperuntukkan bagi
kantor dengan tata persuratan yang banyak dan struktur organisasi yang
kompleks.
Bagi perusahaan/instansi kecil menengah penanganan surat dapat hanya diurus
oleh satu orang pegawai saja.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar